Privacyverklaring Fitted Solutions
Versie: 1.0
Datum: 20/04/2026
Fitted Solutions V.O.F. en haar sublabels, waaronder FittedWeb, hechten waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, op basis van welke grondslag, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten betrokkenen hebben.
Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van onze website, onze contactformulieren, onze communicatie met (potentiële) klanten en opdrachtgevers, en op de uitvoering van onze dienstverlening.
1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?
Fitted Solutions V.O.F.
Kantershof 34
1104GB Amsterdam
Nederland
E-mail: info@fittedweb.nl
Website: fittedsolutions.nl
Fitted Solutions is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals in deze privacyverklaring beschreven. Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via info@fittedweb.nl.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van het contact dat je met ons hebt, kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:
• voor- en achternaam;
• bedrijfsnaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• inhoud van berichten die je aan ons stuurt;
• gegevens die je invult via een contactformulier, offerteformulier, afspraakformulier of ander formulier op onze website;
• gegevens die je verstrekt bij het boeken van een kennismaking, gesprek of andere afspraak, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, beschikbaarheid, gekozen tijdstip en eventuele toelichting of intake-informatie;
• gegevens die nodig zijn voor offerte, opdracht, facturatie en administratie;
• gegevens die je met ons deelt in het kader van een project, supportverzoek of samenwerking;
• technische gegevens die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren en beveiligen van onze website of systemen, zoals loggegevens, browserinformatie, IP-adres of servergerelateerde gegevens.
Wij verwerken in beginsel alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de hieronder genoemde doeleinden.
3. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
• om contactverzoeken te beantwoorden;
• om kennismakingsgesprekken, intakegesprekken en andere afspraken in te plannen en te beheren;
• om offertes op te stellen en aanvragen te beoordelen;
• om overeenkomsten met klanten en opdrachtgevers uit te voeren
• om websites, automatiseringen, support, onderhoud, hostinggerelateerde diensten of andere digitale werkzaamheden te leveren;
• om facturen te versturen en onze administratie bij te houden;
• om te communiceren over lopende opdrachten, supportverzoeken en samenwerkingen;
• om onze website, dienstverlening en beveiliging technisch goed te laten functioneren;
• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• om, indien van toepassing, onze gerechtvaardigde belangen te behartigen, zoals het verbeteren van onze dienstverlening, het beveiligen van systemen en het verdedigen van onze rechtspositie.
4. Op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend als daarvoor een geldige grondslag bestaat, zoals:
• Toestemming, voor zover dit in een concreet geval vereist is;
• De uitvoering van een overeenkomst of het nemen van stappen voorafgaand aan het sluiten daarvan;
• Het voldoen aan een wettelijke verplichting;
• Ons gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor normale zakelijke communicatie, beveiliging, administratieve afhandeling, fraude- en misbruikpreventie en het verbeteren van onze dienstverlening, mits jouw belangen of grondrechten niet zwaarder wegen.
5. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?
Wij verkrijgen persoonsgegevens meestal rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld wanneer je:
• ons een e-mail stuurt;
• een contactformulier of afspraakformulier op onze website invult;
• via een externe boekingstool een afspraak met ons plant;|
• een offerte aanvraagt;
• klant bij ons wordt;
• ons gegevens verstrekt in het kader van een project, supportverzoek of samenwerking.
Daarnaast kunnen bepaalde technische gegevens automatisch worden verwerkt wanneer je onze website gebruikt, voor zover dit technisch noodzakelijk is voor de werking, beveiliging of beschikbaarheid van de website.
6. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden. Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met derden voor zover dat nodig is voor onze bedrijfsvoering of dienstverlening, bijvoorbeeld met:
• hosting- en infrastructuurleveranciers;
• website- en platformleveranciers, waaronder Framer;
• e-mailproviders;
• softwareleveranciers en cloudproviders;
• administratieve of boekhoudkundige dienstverleners;
• leveranciers van formulieren, boekingstools, webhooks, integraties of automatiseringstools;
• Cal.com, voor het plannen en beheren van afspraken (zie ook §14);
• partijen die wij inschakelen voor technische ondersteuning, beveiliging, onderhoud of communicatie;
• overheidsinstanties of andere partijen, indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Voor zover derden persoonsgegevens voor ons verwerken als verwerker, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst of maken wij andere passende afspraken.
7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
Het kan voorkomen dat persoonsgegevens worden verwerkt door dienstverleners buiten de Europese Economische Ruimte, of dat gegevens via zulke dienstverleners toegankelijk zijn. Dit geldt mogelijk voor diensten zoals Cal.com en Framer, die (deels) op servers buiten de EER kunnen opereren. Als dat het geval is, zorgen wij ervoor dat dit gebeurt in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving, bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit, Standard Contractual Clauses of andere wettelijk toegestane mechanismen.
8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn of ander gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn vereist. Wij hanteren de volgende uitgangspunten:
• Contactaanvragen, offerteverzoeken en algemene correspondentie: maximaal 1 jaar na het laatste contact, tenzij er een lopende opdracht of zakelijke relatie uit voortvloeit.
• Klant- en projectgegevens: zolang dat nodig is voor uitvoering van de overeenkomst, nazorg, support, geschillenafhandeling en interne administratie.
• Facturen en andere boekhoudkundige gegevens: 7 jaar, conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.
9. Cookies en vergelijkbare technieken
Fitted Solutions maakt op deze website uitsluitend gebruik van functionele en technisch noodzakelijke technieken die nodig zijn voor een goede werking en beveiliging van de website. Wij gebruiken momenteel geen Google Analytics of andere trackingtools voor marketingdoeleinden.
Onze website is gebouwd met Framer. Voor het plannen van afspraken maken wij gebruik van Cal.com. Wanneer je via onze website gebruikmaakt van de afspraakfunctie van Cal.com, kan deze derde partij persoonsgegevens en technische gegevens verwerken. Zie §14 voor meer informatie over het gebruik van Cal.com.
Indien wij in de toekomst niet-noodzakelijke cookies, trackingtools of andere vergelijkbare technieken gaan gebruiken, passen wij deze privacyverklaring en – indien nodig – onze cookiemelding of cookie-instellingen daarop aan.
10. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Dit omvat onder meer het gebruik van versleutelde verbindingen (HTTPS), toegangsbeveiliging met wachtwoordbeleid, en het beperken van toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.
11. Jouw rechten
Je hebt, voor zover de wet daarin voorziet, het recht om:
• inzage te vragen in jouw persoonsgegevens;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking van persoonsgegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking;
• jouw gegevens over te dragen of een verzoek daartoe te doen, voor zover dat recht van toepassing is;
• een eerder gegeven toestemming in te trekken, voor zover de verwerking op toestemming is gebaseerd.
Je kunt een verzoek sturen naar info@fittedweb.nl. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om aanvullende informatie om je identiteit te verifiëren. Wij streven ernaar binnen vier weken op jouw verzoek te reageren.
12. Klacht indienen
Als je een klacht hebt over de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens, horen wij dat graag eerst van je zodat wij kunnen proberen het op te lossen. Neem contact op via info@fittedweb.nl. Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
13. Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen op basis van de persoonsgegevens die via onze website of normale bedrijfsvoering worden verwerkt niet zonder menselijke tussenkomst besluiten die rechtsgevolgen hebben voor personen of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen, tenzij wij dat in een specifiek geval uitdrukkelijk anders vermelden.
14. Externe afspraaktool (Cal.com)
Voor het plannen van meetings maken wij gebruik van Cal.com, een externe afspraaktool van een derde partij. Wanneer je via deze tool een afspraak met ons boekt, kunnen persoonsgegevens zoals je naam, e-mailadres, telefoonnummer, gewenste datum en tijd, en eventuele aanvullende informatie die je invult worden verwerkt voor het inplannen, bevestigen en beheren van de afspraak.
De verwerking via Cal.com vindt plaats voor zover dat nodig is voor het uitvoeren van precontractuele stappen, het beantwoorden van een aanvraag, het plannen van een gesprek of het onderhouden van contact. Cal.com kan (deels) gebruik maken van servers buiten de EER. Op het gebruik van Cal.com zijn daarnaast de privacyvoorwaarden van Cal.com van toepassing.
Wij sluiten waar nodig een verwerkersovereenkomst met Cal.com of maken gebruik van de door hen aangeboden passende waarborgen voor internationale doorgifte.
15. Websites, hosting, support en dienstverlening voor klanten
In het kader van onze dienstverlening aan klanten kunnen wij toegang krijgen tot persoonsgegevens die zich bevinden in websites, formulieren, mailboxen, systemen, hostingomgevingen of automatiseringen van klanten.
In zulke gevallen hangt onze rol af van de concrete situatie. Soms zijn wij zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, en soms verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend namens een klant. In dat laatste geval kan een afzonderlijke verwerkersovereenkomst nodig zijn.
Klanten blijven zelf verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die zij via hun eigen websites, formulieren, systemen en processen verzamelen, voor zover de wet die verantwoordelijkheid bij hen legt.
16. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening, website, tools of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op fittedsolutions.nl. Wij raden aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.
17. Toepasselijk recht en bevoegde rechter
Op deze privacyverklaring en op de verwerking van persoonsgegevens door Fitted Solutions is Nederlands recht van toepassing.
Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens door Fitted Solutions worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Amsterdam, tenzij dwingende wettelijke bepalingen een andere rechter aanwijzen. Dit laat onverlet het recht van betrokkenen om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (zie §12).